1. CZY DOTACJA JEST TYM, CZEGO POTRZEBUJESZ
Myśląc o środkach unijnych określ dobrze swoje potrzeby i sprawdź, jaka forma wsparcia im najlepiej odpowiada. Bezzwrotne dotacje to tylko jedna z wielu dostępnych możliwości. Są one przeznaczone głównie na najlepiej rokujące innowacyjne projekty inwestycyjne, również takie obejmujące współpracę z jednostkami badawczo-rozwojowymi oraz wpisujące się w inteligentne specjalizacje. Inne przedsięwzięcia biznesowe mogą liczyć na preferencyjne kredyty, pożyczki czy poręczenia finansowane z Funduszy Europejskich. Wsparcie może też przybierać inne formy, np. dofinansowania dla osób odbywających w firmach staże zawodowe, doposażenia miejsca pracy i dostosowania go do potrzeb osób niepełnosprawnych czy też obniżenia kosztów doradztwa biznesowego i podnoszenia kwalifikacji dla właścicieli firm i ich pracowników. Korzystanie z takich udogodnień nie wiąże się z koniecznością składania wniosków o dotacje, rozliczania projektów czy też prowadzenia skomplikowanej dokumentacji.
O dostępne formy wsparcia oraz ich charakterystykę najlepiej dowiadywać się w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich, które działają w całej Polsce a ich usługi są bezpłatne.
2. PLANUJ Z WYPRZEDZENIEM
O wsparciu rozwoju firmy z Funduszy Europejskich trzeba myśleć z dużym wyprzedzeniem. O dotacje nie można wystąpić w dowolnym momencie, a cały proces przygotowania, złożenia i oceny wniosków trwa kilka miesięcy. Dotacja unijna nie jest sposobem na łatanie dziur w biznesie, ale narzędziem wsparcia jego długookresowego, stabilnego wzrostu.
Na bieżąco są natomiast dostępne kredyty, pożyczki i poręczenia finansowane z Funduszy Europejskich. Korzystanie z nich jest mniej obwarowane odgórnie nałożonymi terminami a także procedura wnioskowania i zapadania decyzji trwa krócej.
3. ŚLEDŹ TERMINY
Poszczególne rodzaje dotacji udostępniane są w tzw. konkursach. Instytucje odpowiedzialne za przyznawanie wsparcia publikują na końcu roku harmonogram ogłaszania na kolejny rok. Pełna dokumentacja dotycząca konkretnego konkursu jest udostępniana z reguły na miesiąc przed rozpoczęciem przyjmowania wniosków. Na sam okres składania wniosków również zarezerwowane jest od tygodnia nawet do kilku miesięcy. W niektórych przypadkach wnioski przyjmowane są w trybie ciągłym, wówczas każdego miesiąca do oceny przekazywana jest zebrana w tym okresie pula wniosków.
Myśląc o dotacji warto śledzić wszystkie terminy, aby z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować się do składania wniosku. Dokumenty programowe dostępne są cały czas, sam projekt, który będzie podstawą wniosku, można więc przygotowywać znacznie wcześniej.
4. PILNUJ FORMULARZY
Dokumentacja każdego konkursu jest indywidualna. Nawet jeżeli kolejne edycje będą dotyczyć tego samego typu dotacji, może się zdarzyć, że niektóre zasady będą się nieco różnić. W każdym konkursie wskazany jest również sposób przygotowania i złożenia wniosku. Trzeba zwracać uwagę na obowiązujące wersje formularzy i sposób składania dokumentacji.
5. OCENA WNIOSKÓW
Każdy wniosek poddawany jest co najmniej dwóm rodzajom oceny – formalnej i merytorycznej. Kryteria dla każdej z tych kategorii podane są do wiadomości przed czasem na przygotowanie wniosku stanowią też część dokumentacji konkursowej. Przed wysłaniem aplikacji można więc samemu oszacować szanse na otrzymanie wsparcia. Samoocena wniosku pomaga też wyeliminować błędy, jeszcze zanim trafią one w ręce ekspertów.
Oceny wniosków dokonuje komisja konkursowa złożona z pracowników instytucji organizującej konkurs i ekspertów w danej dziedzinie. Komisja może się zwrócić się do wnioskodawcy z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia kwestii merytorycznych oraz finansowych.
6. UMOWA DOTACJI
Umowa dotacji stanowi podstawę udzielenia dofinansowania i zawiera wszystkie regulacje związane z realizacją i rozliczeniem projektu. Załącznikiem do umowy jest zawsze ostateczna wersja wniosku o dofinansowanie, który jest swoistym planem realizacji przedsięwzięcia. Podpisanie umowy jest procesem dość złożonym. Na tym etapie od przedsiębiorcy wymaga się kompletu oświadczeń i zaświadczeń określonych w dokumentacji konkursowej. Na ich zgromadzenie potrzeba z reguły kilku tygodni.
Wprowadzanie istotnych zmian w projekcie w trakcie jego realizacji wymaga aneksowania umowy o dofinansowanie.
7. REALIZACJA PROJEKTU
Realizacja projektu powinna, co do zasady, przebiegać zgodnie z planem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie. Dotyczy to zarówno zakresu rzeczowego projektu – czyli planowanych zakupów i realizowanych prac, jak i części budżetowej. Dopuszczalne są niewielkie przesunięcia kwot między poszczególnymi działaniami przewidzianymi w projekcie, jednak ich zakres i sposób powiadamiania o nich instytucji odpowiedzialnej za przyznanie wsparcia jest ściśle określony w umowie. Najłatwiejsze do wprowadzenia są oszczędności. Warto tu jednak pamiętać, że procentowy udział dotacji w całości kosztów kwalifikowanych pozostaje niezmienny, więc oszczędności w projekcie przełożą się na obniżenie nominalnej wartości dotacji. Jeżeli natomiast projekt okaże się być droższy, niż przewidziano to we wniosku, kwota dotacji nie ulegnie zwiększeniu, a udział dofinansowania w kosztach zmniejszy się.
W trakcie realizacji projektu należy mieć na uwadze wszystkie wskaźniki, których osiągnięcie wskazane zostało we wniosku. Często dotyczą one działań dodatkowych, towarzyszących realizacji głównych założeń przedsięwzięcia, jak na przykład stworzenia określonej liczby miejsc pracy czy nawiązania powiązań kooperacyjnych.
Jeżeli w trakcie realizacji projektu pojawią się jakieś problemy, zagrożenie niedotrzymania terminów lub konieczność zmian finansowych należy niezwłocznie informować o tym instytucję, która udzieliła wsparcia. Zdecydowana większość zmian wymaga pisemnego pozwolenia. Zatwierdzanie zmian już wprowadzonych jest bardzo trudne a często wręcz niemożliwe. W skrajnych przypadkach samowolne dokonywanie modyfikacji w projekcie może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.
8. ZASADY DOKONYWANIA ZAKUPÓW
Jeżeli dofinansowany projekt realizuje podmiot, który na co dzień podlega zasadom zamówień publicznych, w jego sposobie postępowania nie zajdą praktycznie żadne zmiany. Inaczej sprawy mają się w przypadku przedsiębiorstw, szczególnie tych mikro, małych i średnich. Korzystając z dotacji, czyli pieniędzy publicznych, muszą oni dokonywać zakupów towarów i usług z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Szczegółowe zasady postępowania są przedstawione w dokumentacji konkursowej.
Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają też przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Przedsiębiorca poznaje go już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponoszone są ze środków własnych.
9. DOKUMENTACJA FINANSOWA, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIE
Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest właściwe dokumentowanie wszystkich wydatków. Gromadzić należy faktury, potwierdzenia przelewów a także protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu byli zatrudniani pracownicy trzeba prowadzić dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcia umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.
Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Wszystkie dokumenty powinny też być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach. Rozliczenie projektu dokonuje się poprzez złożenie do właściwej instytucji wniosku o płatność wyszczególniającego poniesione wydatki. Dofinansowanie zazwyczaj otrzymuje się w transzach. Przez cały okres realizacji projektu należy regularnie informować o postępach instytucję, która udzieliła wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu, który najczęściej jest integralną częścią wniosku o płatność. Są one weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Wszelkie błędy lub niejasności podlegają uzupełnieniu lub poprawie. Jeżeli okaże się, że projekt jest realizowany niezgodnie z założeniami dotacja może zostać cofnięta.
Przez cały okres realizacji projektu trzeba być również przygotowanym na kontrolę przeprowadzoną przez reprezentantów instytucji udzielającej wsparcia. Taka weryfikacja – zarówno dokumentacji, jak i przedmiotu realizacji projektu – odbywa się co najmniej raz, zanim dotacja zostanie ostatecznie rozliczona.
10. OKRES TRWAŁOŚCI
Zrealizowanie założeń przedstawionych we wniosku o dotację oraz rozliczenie projektu nie jest jeszcze jednoznaczne z wypełnieniem wszystkich obowiązków. Unii Europejskiej zależy, aby projekty objęte dofinansowaniem miały długotrwały wpływ na rozwój gospodarki. Dlatego każdego przedsiębiorcę, który otrzymał dotację na inwestycje, obowiązuje tzw. okres trwałości. W praktyce oznacza to, że wszystkie efekty zrealizowanego projektu muszą pozostać zachowane w niezmienionej formie i wymiarze przez 3 lub 5 lat od momentu ostatecznej wypłaty dotacji. Okres trzech lat dotyczy mikro, małych i średnich firm. 5 lat wymagane jest od firm dużych.
Okres trwałości nie dotyczy firm, które korzystały z pożyczek czy kredytów unijnych.
Autor: Monika Niewinowska
