Uzyskanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców wymaga złożenia wniosku do sądu rejestrowego. Można to uczynić drogą elektroniczną bądź tradycyjnie, składając wniosek w sekretariacie sądu albo wysyłając pocztą. Dla jego skuteczności konieczne jest poprawne wypełnienie formularzy, załączenie wymaganych dokumentów i opłacenie go.

Wniosek papierowy czy elektroniczny

Wniosek o wpis można złożyć w sądzie osobiście bądź przesłać pocztą. Można też skorzystać z drogi elektronicznej. Ta ewentualność obwarowana jest jednak warunkami organizacyjno-technicznymi dotyczącymi formy wniosków i dokumentów oraz ich składania. Złożenie wniosku przez internet możliwe jest tylko za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przez zarejestrowanego użytkownika. System ten dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl). Zarejestrowanym użytkownikiem powinna być osoba uprawniona do występowania w imieniu wnioskodawcy.

Wnioski wraz z załącznikami muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Podpisem takim muszą być opatrzone także dokumenty, na podstawie których dokonuje się wpisu do KRS. To samo dotyczy wypisów aktów notarialnych.

Wymienione wymagania formalne sprawiają, że tradycyjna forma składania wniosków jest bardziej popularna.

Właściwe formularze

Przygotowanie papierowego wniosku można rozpocząć od wyboru właściwych formularzy. Niezbędny będzie druk podstawowy i stosowne załączniki do niego (patrz ramka). Informacje o nich odnajdziemy na ostatniej stronie formularza podstawowego. Dzięki tym wskazówkom wnioskodawca uzyska wiedzę, które druki musi załączyć.

Uwaga! Od 15 stycznia 2015 r. obowiązują nowe druki podstawowe wniosków o wpis m.in. spółki handlowej do KRS, tj. KRS-W1, KRS-W2, KRS-W3 i KRS-W4.

Dokumenty do wniosku

Poza formularzami niezbędne są także dokumenty będące podstawą wniosku. Chodzi tu w szczególności o:

• umowę (statut ewentualnie akt założycielski jednoosobowej spółki kapitałowej); gdy umowę sporządzono w formie aktu notarialnego dołącza się wypis z tego aktu,
• dokument dotyczący zgody na powołanie; Od 15 stycznia 2015 r. stosownie do treści art. 19a ust. 5 ustawy o KRS do wniosku o wpis osób reprezentujących podmiot wpisany do Rejestru, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie. Wymogu tego nie stosuje się, jeżeli wniosek o wpis jest podpisany przez osobę, która podlega wpisowi albo która udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis, albo której zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu powołującego daną osobę lub w umowie spółki,
• dokument o powołaniu członków zarządu spółki (dotyczy spółki z o.o., akcyjnej, a także partnerskiej, o ile ustanowiono w niej zarząd) ewentualnie pozostałych organów, a ponadto na osobnej kartce nazwiska, imiona i adresy członków zarządu,
• wykaz wspólników (partnerów, komplementariuszy, komandytariuszy) wraz z ich adresami (adresami dla doręczeń) bądź listę wspólników spółki z o.o., na osobnej kartce,
• wykaz adresów członków zarządu spółki z o.o. (por. treść art. 167 § 3 K.s.h. obowiązującą od 15 stycznia 2015 r.),
• oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału (dotyczy spółki komandytowo-akcyjnej, z o.o., akcyjnej),
• nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika (akcjonariusza) – w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. bądź akcyjnej, na osobnej kartce.

Dokumenty dołączone do wniosku o wpis do KRS muszą być złożone w oryginałach albo poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Składając wniosek w ramach jednego okienka, trzeba także załączyć także dowód wpłaty opłaty sądowej za wpis (500 zł) i za jego ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (100 zł).

Od 15 stycznia 2015 r. dla spółek rejestrowanych w trybie S24 obowiązuje niższa opłata sądowa w wysokości 250 zł.

Obecne zasady postępowania przed KRS i urzędami

Składając wniosek o wpis do KRS nie należy do niego dołączać wniosków czy zgłoszeń dla urzędu skarbowego, statystycznego czy ZUS. Sąd rejestrowy, zamiast przesyłać papierowe wnioski do urzędów, przekaże im dane nowo powstałej spółki elektronicznie.

Wpis do KRS następuje na podstawie postanowienia sądu. Niezwłocznie po jego wydaniu dane w nim zawarte są wprowadzane do systemu teleinformatycznego KRS. Po dokonaniu wpisu podmiotu do KRS (do rejestru przedsiębiorców) dane objęte treścią wpisu są przekazywane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Podmiotów – Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) i rejestru REGON. W założeniu projektodawców omawianych zmian w prawie wpis do KRS ma powodować nadanie NIP i REGON, co do zasady, tego samego dnia.

Nadanie numeru NIP i REGON dla spółki handlowej następuje teraz automatycznie, bezpośrednio po zamieszczeniu w CRP KEP bądź rejestrze REGON danych przekazanych z KRS. Po nadaniu NIP i REGON informacja o nich ma być elektronicznie przekazywana z urzędowych rejestrów do KRS i wpisana do niego. Przy czym przekazanie do KRS informacji o NIP/REGON w wyjątkowych przypadkach może następować w terminie 3 dni.

Obecnie zatem NIP i REGON spółce handlowej nadawane są automatycznie, drogą elektroniczną i w rezultacie są automatycznie zamieszczanie w KRS. W takim przypadku spółka powinna otrzymać zaświadczenie o dokonaniu wpisu NIP/REGON do KRS. Wpis ten jest wolny od opłat i nie podlega ogłoszeniu w MSiG.

Opisany sposób nadawania NIP i REGON oraz wpisywania tych numerów do KRS dotyczy każdej spółki handlowej. Przy tym jednak spółka z o.o. i akcyjna w dalszym ciągu ma możliwość uzyskania tych numerów także w fazie organizacyjnej. W myśl nowego brzmienia art. 19b ustawy o KRS, spółka kapitałowa w organizacji we wniosku o wpis do KRS zamieszcza informację, że nie wystąpiła o uzyskanie NIP lub REGON, chyba że zgłasza je do KRS.

Dane spółki wpisane do KRS to jej dane podstawowe. Przekazywane są one z KRS do systemów CRP KEP i rejestru REGON. Natomiast do Centralnego Rejestru Płatników Składek trafią za pośrednictwem CRP KEP. Przy tym jednak urzędy skarbowe, GUS i ZUS, poza danymi z KRS, gromadzić będą także dane uzupełniające o podmiocie wpisanym do KRS. Informowanie o nich urzędów to obowiązek spółki jako podmiotu wpisanego do KRS.

Nowa spółka w terminie 21 dni od dnia uzyskania wpisu w KRS zobowiązana jest złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na druku NIP-8. Składa się je wyłącznie w urzędzie skarbowym. Dane uzupełniające z CRP KEP zostaną przekazane elektronicznie do rejestru REGON i Centralnego Rejestru Płatników Składek.

Przy tym jednak uwzględniając regulacje ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zgłoszenia (na druku NIP-8) należy dokonać w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowym pierwszej osoby. Zgodnie z informatorem ZUS termin 7 dni liczony jest od daty rejestracji firmy w KRS.

Opisana procedura postępowania przed KRS i urzędami obejmuje także wnioski składane drogą elektroniczną.

Szybka rejestracja spółki z o.o., a od 15 stycznia 2015 r. także jawnej i komandytowej

Od 2012 r. funkcjonuje uproszczony tryb zawiązania i rejestracji spółki z o.o. przez internet. Ten tryb zakładania spółki z o.o. określany jest mianem S24 i wymaga skorzystania z wzorca umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia go podpisem elektronicznym. Przy czym nie ma konieczności posługiwania się bezpiecznym podpisem elektronicznym. Rejestracja S24 wymaga założenia e-konta przez osoby dokonujące zgłoszenia. Następnie potrzebne jest w szczególności wypełnienie formularza wniosku rejestrowego i pozostałych dokumentów oraz opatrzenie ich podpisem elektronicznym. Po wprowadzeniu wszystkich koniecznych danych do systemu teleinformatycznego, z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym, będziemy mieli do czynienia z umową spółki z o.o. (art. 157¹ § 1-3 K.s.h.). Umowa spółki, wniosek rejestrowy i inne wymagane dokumenty są tworzone bezpośrednio w systemie teleinformatycznym i przesyłane sądowi.

Od 15 stycznia 2015 r. dla spółek z o.o. S24 obowiązuje krótki termin, w jakim spółka ta jest w fazie organizacji (tj. od zawarcia umowy spółki do uzyskania wpisu do KRS). Jest to obecnie 7 dni (por. nową treść art. 169 § 2 K.s.h.).

Przy tym istota zmian w procedurze S24 to rozszerzenie katalogu spółek, jakie mogą być zarejestrowane w tym trybie od 15 stycznia 2015 r. Od tego dnia tryb ten został uruchomiony także dla spółki jawnej i komandytowej.

Formularz podstawowy	Załączniki dla konkretnych spółek	Załączniki dla każdej spółki
KRS-W1 (spółka jawna, partnerska, komandytowa)	KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej (…)KRS-WC Wspólnicy spółki komandytowej KRS-WD Partnerzy	KRS-WA Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne KRS-WH Sposób powstania podmiotu KRS-WK Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki KRS-WL Prokurenci (…) KRS-WM Przedmiot działalnośœci KRS-ZN Sprawozdania finansowe i inne dokumenty
KRS-W2 (spółka komandytowo-akcyjna)	KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej lub komplementariusze spółki komandytowo-akcyjnejKRS-WG Emisje akcji
KRS-W3 (spółka z o.o.)	KRS-WE Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru
KRS-W4 (spółka akcyjna)	KRS-WG Emisje akcji

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.)