Mimo, że odsetki od zaległości podatkowych nie są obecnie wysokie, to błąd w przygotowanej deklaracji może nas sporo kosztować. Pół biedy jeśli spostrzeżemy go i skorygujemy sami. Większy problem może wyniknąć z pojawienia się w naszej firmie kontrolerów z urzędu skarbowego. W obu przypadkach z pewnością stracimy nasz czas, nerwy i pieniądze.
Oto kilka porad jak poradzić sobie z tą pracą i w miarę bezboleśnie przejść przez nadchodzący „sezon podatkowy”.
1. Dobrze zaplanuj
Oprócz dobrej znajomości przepisów, osoba przygotowująca deklaracje podatkowe powinna również posiadać umiejętność efektywnego zarządzania projektami. Często przygotowanie deklaracji nie zależy od jednej osoby w firmie, a termin na złożenie deklaracji nie jest jedynym, który trzeba wziąć pod uwagę. Planowanie sezonu podatkowego wymaga bowiem zgrania terminów prac zespołu księgowego, doradców podatkowych oraz audytorów. O kalendarzu prac warto zatem pomyśleć odpowiednio wcześniej i omówić go ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w ‘projekt’- co przybliży nas do jego efektywnego zakończenia.
2. Przeszkol ludzi i wyposaż ich w odpowiednie narzędzia
Przygotowaniem deklaracji podatkowej często zajmuje się całkiem spore grono. Warto jest ten zespół odpowiednio wcześniej przeszkolić, aby mieć komfort, że to, co przygotował jest poprawne i nie powoduje dla firmy ryzyka.
Obecnie część danych do wyliczenia podatków jest generowana przez systemy ERP. Biorąc pod uwagę setki lub tysiące transakcji, jest to wygodne i wiele upraszcza. Nie należy jednak do końca ufać zautomatyzowanym procesom. Raporty generowane z systemu wymagają krytycznego przejrzenia przez specjalistę z działu finansowo-podatkowego. W praktyce, wykonanie nawet kilku podstawowych testów, znacząco zmniejsza ryzyko pomyłki.
3. Miej szeroką perspektywę
Przygotowanie deklaracji warto rozpocząć od spojrzenia na tę, którą robiliśmy w zeszłym roku. Jeśli te deklaracje różnią się znacząco, powinien być to sygnał do sprawdzenia, skąd pochodzą różnice. Jeśli skala biznesu się znacząco nie zmieniła, a podatek do zapłaty jest istotnie wyższy lub niższy, w kalkulacji mógł się pojawić błąd. Trzeba wówczas przeanalizować dane, porównać poszczególne pozycje do roku ubiegłego i wyjaśnić istotne zmiany w saldach.
Jedną z częstszych przyczyn błędów w deklaracjach podatkowych jest również nieuwzględnienie zmian w przepisach podatkowych. Wynika to z tego, że osoby przygotowujące deklaracje wpadają w rutynę, pomimo obecnie powszechnie dostępnej wiedzy podatkowej. Często jest też tak, że w „sezonie podatkowym” jest zbyt mało czasu aby wdrażać się w interpretacje nowych przepisów. Trzeba pamiętać, żeby zmiany podatkowe, jeśli mają one wpływ na nasz biznes, śledzić na bieżąco i mieć je pod kontrolą.
4. Zachowaj proporcje
Traktowanie podatkowe wydatków na konsumpcję w trakcie spotkań biznesowych to temat żywy w prasie podatkowej oraz świadomości podatników. Z reguły jednak jest to temat kwotowo niematerialny. Najważniejsze są przecież te podstawowe i największe transakcje. To traktowanie podatkowe tzw. core businessu powinno być starannie przeanalizowane, ponieważ błąd w tym obszarze może słono kosztować. Na drobne tematy należy poświęcić odpowiednio mniej czasu, choćby budziły one więcej emocji.
Jeśli firma przeszła w poprzednim roku restrukturyzację lub zmieniła profil działalności, to traktowanie podatkowe tych zdarzeń może być również niestandardowe. To jest przykład sytuacji, gdzie warto rozważyć pomoc doradcy lub interpretację podatkową z Ministerstwa Finansów. O interpretację warto wystąpić nawet, jeśli nie otrzymamy jej przed złożeniem deklaracji. Zawsze takie działanie będzie dowodem zachowania należytej staranności, co istotnie zmniejsza odpowiedzialność osób zarządzających firmą i podpisujących deklarację.
5. Deklarację złóż elektronicznie, do urzędu idź tylko w ważnej sprawie
Ministerstwo Finansów stopniowo zwiększa liczbę rodzajów deklaracji, których złożenie musi być dokonane przy użyciu podpisu elektronicznego i z pewnością ma to szereg zalet. Warto jednak pamiętać o przetestowaniu podpisu elektronicznego oraz samego oprogramowania przed złożeniem ważnego zeznania podatkowego. Technologia ma to do siebie, że może zawieść w najmniej odpowiednim momencie, więc warto zaoszczędzić sobie stresu i odpowiednio wcześniej sprawdzić czy wszystko działa jak należy.
Na koniec warto pamiętać, żeby zachować spokój jeśli okaże się, że w złożonej deklaracji podatkowej jest błąd. Zawsze można złożyć jej korektę.
